Kontrole i audity zewnętrzneKontrole i audity zewnętrzne
(wersja z dnia: 2017-02-01 00:10:21)
W dniu 01 grudnia 2016 r. odbył się audit recertyfikacyjny przeprowadzony przez firmę DEKRA Certification SP. z o.o.
Celem auditu było sprawdzenie i ocena stopnia spełnienia wymagań określonych w ISO 9001: 2008.
Zakres auditu, to: kształcenie pielęgniarek i położnych, prowadzenie rejestrów, stwierdzenie prawa wykonywania zawodu.
Podczas auditu zostało zbadane wdrożenie i skuteczność działania Systemu Zarządzania Jakością w DOIPiP we Wrocławiu, nie wykazując żądnych niezgodności.
Na podstawie raportu/sprawozdania z auditu recertyfikacyjnego stwierdzono, że system zarządzania jakością w Dolnośląskiej Okręgowej Izba Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu odpowiada wymaganiom normy ISO 9001: 2008.
Audit zewnętrzny wskazał szczególnie mocne strony Systemu Zarządzania Jakością w DOIPiP we Wrocławiu, takie jak:
- Bardzo przejrzyście określony system obiegu dokumentacji w Instrukcji kancelaryjnej Dolnośląskiej Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu.
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt zawiera szczegółowe informacje dotyczące kryteriów archiwizacyjnych dla poszczególnych kategorii dokumentów, umożliwiając efektywne zarządzanie zbiorami archiwalnymi.
- Procesy systemu zarządzania jakością określono w bardzo transparentny sposób w Kartach procesów. Zawierają one kluczowe informacje odnoszące się do monitorowania i pomiaru procesów oraz standardów określających kryteria ich realizacji.
- Zapewniono wysoki standard sal szkoleniowych zlokalizowanych W obrębie infrastruktury stanowiącej własność Dolnośląskiej Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu.
- Zapewniono integrację pomiędzy kierunkami rozwoju wyrażonymi w Polityce jakości oraz celami jakości, a planowanymi zadaniami zmierzającymi do realizacji założeń określonych w celach procesów.
- Wysoki stopień zaangażowania najwyższego kierownictwa, Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością oraz pracowników w rozwój i doskonalenie kluczowych procesów SZJ.
- Opisy stanowisk pracy przygotowane w sposób profesjonalny. Zapewniono jednoznaczny opis podziału odpowiedzialności i uprawnień oraz wskazano kluczowe wymagania kwalifikacyjne dla poszczególnych stanowisk pracy.
- Zapewniono nadzór nad infrastrukturą wykorzystywaną w Dolnośląskiej Okręgowej Izbie Pielęgniarek i Położnych do realizacji statutowych zadań.
- Wprowadzono zmiany na stronie internetowej zapewniając większą przejrzystość publikowanych informacji oraz bardziej intuicyjny interfejs dla klientów.
10.Wysoki poziom skuteczności w osiąganiu celów jakości ukierunkowany na podnoszenie zadowolenia klientów z oferowanych usług został potwierdzony „zerowym" wskaźnikiem skarg na działalność Dolnośląskiej Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu.
11.Szczegółowe analizy funkcjonowania procesów system zarządzania prowadzą do ustawicznego zwiększania skuteczności planowania zasobów do realizowanych zadań.
12.System monitorowania i pomiaru procesów ukierunkowany na kluczowe wskaźniki stanowiące odzwierciedlenie oczekiwań klientów, wpływających na bezpośrednią ocenę poziomu funkcjonowania Dolnośląskiej Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu.
W dniu 13 czerwca 2013r. DORPiP we Wrocławiu podjęła uchwałę w sprawie certyfikacji systemu zarządzania jakością zgodnie z wymogami normy ISO 9001:2008. W miesiącach: wrzesień i październik 2013r. trener/ konsultant firmy DEKRA Solutions Sp. z o.o. na terenie biura DOIPiP realizował plan prac wdrożeniowych SZJ z elementami bezpieczeństwa. Przeprowadzony został audit zerowy, oceniający zgodność z wymaganiami normy ISO 9001:2008 oraz elementami bezpieczeństwa informacji (przegląd funkcjonującej dokumentacji, rozmowy z Kierownictwem oraz pracownikami). W dniu 19 września 2013r. odbyło się szkolenie dla Auditorów wewnętrznych SZJ uwzględniające elementy bezpieczeństwa.
Została opracowana Księga Jakości wraz z załącznikami:
1. Schemat organizacyjny,
2. Polityka jakości,
3. Cele jakości na rok,
4. Mapa procesów,
5. Karty procesów,
6. Wykaz dokumentów SZJ oraz Polityka bezpieczeństwa i Polityka bezpieczeństwa danych osobowych.
Zidentyfikowano i opisano trzy grupy procesów w organizacji (ogółem 21procesów): procesy zarządzania, główne i wspomagające oraz określono wzajemne ich powiązania i oddziaływania. Procesy systemu zarządzania jakością opisane zostały w Kartach procesów.
Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością została przyjęta uchwałą nr 168/2013/VI DORPiP w dniu 13 listopada 2013r. – w sprawie ustanowienia systemu zarządzania jakością w DOIPiP we Wrocławiu według nomy ISO 9001:2008 w oparciu o Politykę Jakości, Cele jakości, Księgę Jakości, Procedury, Karty procesu, Formularze. W dniach 15- 25 listopada 2013r. audytorzy wewnętrzni przeprowadzili 21 zaplanowanych auditów.
W dniu 28 listopada 2013r. niezależny auditor zewnętrzny reprezentujący firmę DEKRA Certification Sp. z o.o. przeprowadził pierwszą fazę procesu certyfikacji wg. standardów ISO 9001. Celem auditu była ocena dokumentacji systemu zarządzania jakością i określenie gotowości do drugiego etapu auditu. Raport z przeglądu dokumentacji określił, że DOIPiP we Wrocławiu spełniła wymagania systemu i może przystąpić do drugiego etapu certyfikacji.
W dniach 16-17 grudnia 2013r. odbył się drugi etap auditu. Celem tej fazy auditu było sprawdzenie i ocena stopnia spełnienia wymagań określonych w ISO 9001:2008 w audytowanym obszarze.
W dniu 03 stycznia 2014r. Dolnośląska Okręgowa Izba Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu otrzymała Certyfikat ISO 9001:2008. Zakres certyfikacji obejmuje kształcenie pielęgniarek i położnych, prowadzenie rejestrów, stwierdzanie prawa wykonywania zawodu.
W dniu 21 grudnia 2015r. odbył się audit II nadzoru certyfikacyjnego przeprowadzony przez firmę DEKRA Certification SP. z o.o., który był poprzedzony 21 planowanymi auditami wewnętrznymi i Przeglądem SZJ.
Celem auditu było sprawdzenie i ocena stopnia spełnienia wymagań określonych w ISO 9001: 2008.Zakres auditu, to:
- kształcenie pielęgniarek i położnych,
- prowadzenie rejestrów,
- stwierdzenie prawa wykonywania zawodu.
OBSZARY AUDITOWANE:
1. System Zarządzania Jakością
2. Odpowiedzialność Kierownictwa
- Zarządzanie zasobami
- Realizacja wyrobu / nadzór nad przebiegiem procesu
- Pomiary, analiza i doskonalenie / działania kontrolne i korygujące
Podczas auditu zostało zbadane wdrożenie i skuteczność działania Systemu Zarządzania Jakością w DOIPiP we Wrocławiu, nie wykazując żądnych niezgodności. Zidentyfikowano jeden obszar do doskonalenia został on poddany analizie, na podstawie której przygotowano plan realizacji działań oraz osobę odpowiedzialną za jej wykonanie.
Audit zewnętrzny wskazał szczególnie mocne strony Systemu Zarządzania Jakością w DOIPiP we Wrocławiu, takie jak:
- bardzo skuteczny system nadzoru nad podwykonawczymi świadczącymi usługi- przejrzyste zasady zarządzania dokumentacją archiwalną- zapewnienie bezpośrednich relacji pomiędzy Polityką jakości, a celami jakości. Plany pracy szczegółowo precyzują zadania, których realizacja determinuje osiąganie celów jakości.- bardzo wysoki poziom zaangażowania Najwyższego kierownictwa oraz Pełnomocnika ds. zarządzania jakością w rozwój i doskonalenie systemu zarządzania. Najwyższe kierownictwo wykazuje wysoki poziom świadomości w zakresie zarządzania systemowego organizacją.- racjonalne alokowanie zasobów na planowane przedsięwzięcia, zapewniające wzmocnienie planów w zakresie doskonalenia systemu zarządzania jakością
- wysoki poziom świadomości jakościowej pracowników Dolnośląskiej Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych we Wrocławiu, przekładający się na pozytywną ocenę jej działalności przez klientów.
- wysokie kompetencje auditorów wewnętrznych przekładające się na wzmocnienie skuteczności funkcjonowania system zarządzania jakością- wprowadzenie nowego dziennika zajęć teoretycznych i praktycznych zawierający kompleksową informację o przebiegu kursu
- bardzo szczegółowa ocena dostawców wyrobów i usług. Zastosowano wieloaspektowy system ocen ukierunkowany na kluczowe aspekty oddziaływujące na jakość świadczonych usług
- zapewniono klientom przejrzystą i kompletną informację o świadczonych usługach na stronie internetowej Dolnośląskiej Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych
- bardzo skrupulatnie dokumentowane audity wewnętrzne. W raportach z auditu zapewniono szczegółowe informacje o jego przebiegu. Wyniki auditów wskazują obszary do doskonalenia w systemie zarządzania jakością.
- system monitorowania i pomiaru procesów odnosi się do kluczowych elementów mających wpływ na zadowolenie klientów. Na przestrzeni ostatniego roku Właściciele procesów zwiększyli wymagania w zakresie poziomu docelowych wskaźników (progów satysfakcji).
- najwyższe kierownictwo deklaruje kompleksowe doskonalenie organizacji ukierunkowane na integrację procesową systemu zarządzania jakością.